مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی یکی از اصلی ترین فرایندهای سازمانی است که اگر به خوبی و در راستای چشم انداز و استراتژی های سازمان طراحی و پیاده سازی شود، نقش مهم در موفقیت سازمانی و دستیابی به اهداف ، ارتقا، اثربخشی و کارایی فعالیتها خواهد داشت.

فرایند مدیریت منابع انسانی یک فرایند دامنه دار است که از قبل از استخدام کارکنان آغاز می شود و تا پس از انفصال آنها از سازمان هم ادامه می یابد. همچنین، یکی از اصلی ترین و تاثیرگذارترین فرایندهای مدیریتی و پشتیبانی است که اگر به خوبی طراحی و انجام شود نقش مهمی در موفقیت سازمان ها و در دستیابی آنها به اهدافشان خواهد داشت (1)

 

 

فرایند مدیریت منابع انسانی دارای اجزا و ابعاد به شرح زیر است:

1- تدوین و جاری ساختن استراتژی های منابع انسانی

2- برنامه ریزی منابع انسانی

3- طراحی مشاغل

4- طراحی و اجرای نظام جذب و استخدام

5- آموزش بدو خدمت، توجیه و روانسازی

6- آموزش و توسعه قابلیتها، شایستگی ها و مهارت های کارکنان

7- جلب مشارکت کارکنان

8- طراحی و اجرای نظام ارتقا و مسیرهای رشد شغلی

9- طراحی و اجرای نظام استعدادیابی و جانشین پروری

10- طراحی و اجرای نظام های حقوق، مزد و مزایا (نظام جبران خدمت)

11- نظام مدیریت عملکرد و پاداش

12- طراحی و استقرار نظام های نظرسنجی و رضایت سنجی از کارکنان

13- نظام ارتباطات داخلی

14- نظام مدیریت انفصال از خدمت

1- تدوین و جاری ساختن استراتژی های منابع انسانی

تدوین استراتژی مدیریت منابع انسانی کمک می کند تا اقدامات، سیاستها و تدابیر طراحی و اجرا شده در این حوزه با استراتژی های کلان سازمان همراستا و مکمل آنها باشد. (1)

2- برنامه ریزی منابع انسانی

بنا به تعریف دیکنزو و رابینز، برنامه ریزی نیروی انسانی ” فرایندی است که بوسیله آن سازمان معین می کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهایی ، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. (2)

این زیر فرایند کمک می کند تا بر اساس اطلاعاتی که از اهداف،برنامه ها و چالشهای آینده سازمان داریم و نیز با توجه به روند خروج از خدمت کارکنان نیاز سازمان به نیروی انسانی برآورد و تعیین شود و مشخص گردد که سازمان مورد نظر در سالهای آینده به چه تعداد نیروی انسانی و با چه مهارت ها و قابلیتهایی نیاز دارد و این نیاز را باید از چه منابعی تامین کند. (1)

مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی عبارتند از: (2)

مرحله یک: تعیین موجودی نیروی انسانی

مرحله دوم: بررسی اهداف آتی سازمان

مرحله سوم: برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز

مرحله چهارم: برآورد عرضه نیروی انسانی

مرحله پنجم: مقایسه عرضه و تقاضا

3- طراحی مشاغل

طراحی مشاغل یکی از مهمترین عوامل موثر برعملکرد، بهره وری و رضایت کارکنان است. طراحی مطلوب ساختار سازمانی و مشاغل و نیز تدابیری مثل چرخش شغلی، توسعه شغلی و غنی سازی شغلی در طراحی شغل به آنها پرداخته می شود . (1)

برای طراحی مشاغل روش واحدی که همواره بتوان از آن استفاده کرد وجود ندارد و در شرایط و موقعیتهای مختلف طرحها و الگوهای متفاوتی به کار برده می شود ولی معمولا از چهار روش زیر استفاده می شود: (2)

1- روش مدیریت علمی (روش تیلور)

2- روش انگیزشی (الف-نظریه دو عاملی هرزبرگ  ب- نظریه فعال سازی  ج-نظریه ویژگیهای شغلی)         3- روش سیستمی

4- روش مبتنی بر ویژگیهای انسانی.

 

 

4- طراحی و اجرای نظام جذب و استخدام

زیرفرایند استخدام دارای دوبخش است. اول معرفی سازمان در بازار کار به نحوی که جذابیت زیادی برای جذب افراد واجد صلاحیت، ماهر، مستعد و شایسته ایجاد کند و دوم در اختیار داشتن و به کار گرفتن ابزارها، روش ها و فنونی که به کمک آنها از میان داوطلبان استخدام، مناسب ترین و شایسته ترین آنها انتخاب شده و به کار گرفته شوند.  (1)

یک مدیر منابع انسانی می بایست مفهوم شایستگی یا Competency را بداند.(3)

تعریف شایستگی چیست؟

شایستگی (Competency) یعنی مشخصه‌هایی که فرد از آن بهره‌مند است و با تکیه‌ی پیوسته‌ به آن‌ها به سطح عملکرد مطلوب دست پیدا می‌کند.

این مشخصه‌ها می‌توانند شامل دانش، مهارت، تصویر از خود،‌ صفات شخصیتی، انگیزه‌های اجتماعی، الگوهای فکری، مدل ذهنی، شیوه‌ی اندیشیدن، احساس کردن و عمل کردن باشند.

مک‌کللند در انتخاب و استخدام کارکنان می گوید:

در انتخاب و ارزیابی کارکنان، به این نگاه نکنید که چه چیزی مد شده یا عرف جامعه چه مواردی را می پسندد. فقط به ویژگیها، دانسته ها و توانمندی هایی توجه کنید که مطمئن شده اید روی خروجی و عملکرد شغلی افراد تاثیرمی گذارد. این یعنی انتخاب شایسته. (3)

مایکل آرمسترانگ در هندبوک مدیریت منابع انسانی تحقیق جالبی را گزارش می‌کند.

در آن تحقیق ۴۹ مدل شایستگی در سازمان‌های مختلف بررسی شده و از داخل آن‌ها ۵۳۳ عبارت به عنوان Competency استخراج شده است:

جهت‌گیری تیمی – ارتباط  – مدیریت انسان‌ها – تمرکز بر مشتری  – نتیجه‌گرایی – حل مسئله – برنامه‌ریزی و سامان‌دهی – مهارت‌های فنی  –  رهبری-  آگاهی و هوشمندی کسب‌و‌کار – تصمیم گیری – تغییر پذیری – کمک به توسعه دیگران – نفوذ و تاثیرگذاری – آغازگر بودن – مهارت های بین فردی – نگرش استراتژیک – خلاقیت – مدیریت اطلاعات – تمرکز بر کیفیت – اعتماد به نفس – توسعه فردی (3)

 

5- آموزش بدو خدمت، توجیه و روانه سازی

سازمان های موفق در ایران و جهان از فرصت مناسبی که در بدو استخدام کارکنان تازه وارد وجود دارد استفاده می کنند تا آنها را در دوره ها و برنامه های آموزشی فشرده با استراتژی ، فرهنگ و تاریخچه سازمان آشنا کرده و انتظارات و توقعات خود را از کارکنان جدید به آنها منتقل نمایند. (1)

هرگونه برنامه ای که برای آشناسازی فرد با سازمان طراحی می گردد باید با توجه به فرهنگ و نظام ارزشی سازمان باشد؛ چرا که هر سازمانی، بنا به فرهنگ و نظام ارزشی خود، از رفتار صحیح و مناسب ، تعریف خاصی دارد. پس بدیهی است آنچه رفتار مطلوب و پسندیده تلقی می شود در هر سازمانی متفاوت است. (2)

6-آموزش و توسعه قابلیتها، شایستگی ها و مهارت های کارکنان

این زیر فرایند از تعییین نیازهای آموزشی سازمان و کارکنان آغاز می شود و با اندازه گیری اثربخشی برنامه ها و دوره های آموزشی پایان می یابد. آموزش کمک می کند تا اولا مسائل و مشکلات گذشته و حال برطرف گردد و ثانیا سازمان برای رویارویی موفق با چالش های آینده آماده شود.

تحولات سریع تکنولوژی ایجاب میکند که آموزش برای کارکنان با مهارت بالا مورد نیاز شود تا دانش و مهارت کارکنان به روز و قابل اتکا باشد. (1)

مراحل مختلف فرایند آموزش

الف- تشخیص نیازهای آموزشی

ب- تعیین اهداف آموزشی

ج- انتخاب روش آموزش

ح- برنامه ریزی برای برگزاری دوره آموزشی

د- ارزیابی دوره آموزشی

7- جلب مشارکت کارکنان

تشکیل گروههای کاری مشارکتی ، تیم های کاری خودگردان، گروه های حل مساله یا نظام پیشنهادها یکی از کارهایی است که در اغلب سازمانهای موفق جهان انجام می شود تا افکار و ایده های کارکنان را در خدمت پیشبرد اهداف سازمانی به کار گیرند. فراهم کردن زمینه مشارکت کارکنان بر عملکرد سازمان آثار مثبت قابل توجهی دارد. (1)

8- طراحی و اجرای نظام ارتقا و مسیرهای رشد شغلی

در اختیار داشتن فرصت های رشد و ارتقا و امکان استفاده برابر و عادلانه از این فرصتها یکی از خواسته ها و نیازهای مهم کارکنان به ویژه کارکنان دانشگر است. سازمانها از طریق طراحی مسیرهای رشد شغلی و پله های ترفیع و ارتقا این نیاز کارکنان را تامین می کنند. پژوهش های پرتعداد نشان داده است که چنین امکان و فرصتی بر روی عملکرد و رفتار مطلوب کارکنان آثار مثبت و محسوسی دارد. (1)

9-طراحی و اجرای نظام استعدادیابی و جانشین پروری

کشف و پرورش استعدادهای مدیریتی و رهبری از درون سازمان(درون زایی) و آماده سازی مدیران آینده، از مهمترین اقدامات استراتژیک و آینده ساز در چارچوب فرایند مدیریت منابع انسانی است.این زیر فرایند به سازمان ها اطمینان می دهد که در آینده از بابت در اختیار داشتن تیمی از مدیران شایسته و کارامد با کمبود و محدودیت مواجه نخواهند شد. (1)

 

 

10- طراحی و اجرای نظام های حقوق، دستمزد و مزایا (نظام جبران خدمت)

حقوق و مزایا و به طور کلی نظام جبران خدمت کارکنان از اثرگذارترین اقدامات مربوط به حوزه مدیریت منابع انسانی است. حقوق و مزایا باید کافی ، رقابتی، منصفانهو مرتبط با عملکرد فرد ، تیم و سازمان باشد. (1)

به خاطر داشته باشیم که همه‌ی تعهدات و توافق‌ها در جدول‌های حقوق و دستمزد و چارت سازمانی و شرح وظایف و مسئولیت‌ها ذکر نمی‌شوند.

قراردادهای روانی، بخش مهمی از انتظارات کارمند و کارفرما را شکل می‌دهند. واحد منابع انسانی می‌تواند با نظارت دقیق و هوشمندانه، شکل‌گیری و توسعه این نوع قراردادها را ببیند و تا حدی، آنها را مدیریت کند. (3)

11-نظام مدیریت عملکرد و پاداش

مدیریت عملکرد تعبیر و مفهوم جامع و جدیدی است که به جای تعبیر ارزیابی عملکرد به کار می رود.

در مدیریت عملکرد اهداف و انتظارات عملکردی و رفتاری به صورت شفاف و روشن به ارزیابی شونده (کارمند) اعلام می شود و پس از گفتگوی اقناعی در مورد اهداف و انتظارات هر یک از دو طرف بخشی از مسئولیت عملکرد را با رویکرد مسئولیت مشترک به عهده می گیرند. یک نظام مدیریت عملکرد خوب باید به چهار سوال ارزیابی شوندگان پاسخ دهد که عبارتند از:

1- از من چه انتظاراتی هست و من باید چه رفتار و عملکردی داشته باشم؟

2- من، هم اکنون ، با چه کیفیتی مشغول انجام کار هستم؟

3- نقاط قوت و ضعف (قابل بهبود) من کدام است؟

4- من چگونه می توانم عملکرد و رفتارم را بهبود بخشم، کارم را بهتر انجام دهم و موفقیت بیشتری داشته باشم؟ (1)

 

 

یک نظام عملکرد خوب باید پنج ویژگی داشته باشد:

اول: سادگی و قابل درک بودن به ویژه از دید کارکنان سازمان

دوم: منصفانه بودن

سوم: حتی الامکان از قضاوتهای ذهنی و ارزیابی های سلیقه ای جلوگیری کند.

چهارم: باز و گشوده بودن به نحوی که کارکنان از معیارها و شاخصهای ارزیابی مطلع و آگاه باشند

پنجم: مفید بودن به این معنی که در طول زمان و پس از یک یا چند بار اجرا به بهبود عملکرد کارکنان بینجامد. (1)

در سازمانها ازشاخص کلیدی عملکرد یا KPI  مخفف(Key Performance Indicator)  برای سنجش عملکرد هر واحد کاری استفاده می شود. شاخص های عملکردی ، حاصل ترکیب و تعامل شاخص های عملیاتی هستند و یک لایه بالاتر از شاخص های عملیاتی محسوب می شود.

• شاخص عملیاتی (Operational Indicators) فعالیتهایی است که هر بخش باید انجام دهد تا وظایف خود را ثبت کند. شاخص این فعالیتها قابل اندازه گیری است. مثلا تعداد تماس‌های تلفنی تیم فروش با مشتریان فعلی ومشتریان قبلی

شاخص های عملیاتی بیشتر برای مدیران میانی جذاب هستند و معمولاً این مدیرها، بخش مهمی از توان و انرژی خود را روی بهبود این شاخص‌ها متمرکز می‌کنند.

مدیر عامل استراتژی‌ها و اهداف کلان مجموعه را می‌بینند و بر این اساس، صرفاً به شاخص‌های عملکردی توجه می‌کنند تا میزان همسو بودن با اهداف یا انحراف از آن‌ها را به شکل شفاف و واضح درک کنند. (3)

12- طراحی و استقرار نظام های نظرسنجی، نگرش سنجی و رضایت سنجی از کارکنان

امروزه تقریبا در سازمانهای موفق دنیا از طریق پرسشنامه یا روش های مشابه به صورت دوره ای شاخص رضایت کارکنان را اندازه گیری کرده و با تحلیل روند این شاخص یا مقایسه آن با شاخص های استاندارد و یا مقایسه با سازمانهای برتر و قابل الگوبرداری به بهبود سیاستها و ارتقای تدابیر مربوط به حوزه مدیریت منابع انسانی می پردازند تا رضایت و به دنبال آن عملکرد و رفتار کارکنان بهبود یابد. (1)

13- نظام ارتباطات داخلی

همه سازمانها، به ویژه سازمانهای بزرگ نیاز به نظام و روش هایی دارند برای ارتباطات داخلی سازمان . از جمله برگزاری جلسات عمومی، سخنرانی های مدیران در جمع های کارکنان، بولتن ها Bulltein ( نشريه داخلی یک نوع مجله درون سازمانی است) ، اینترانت و سایتهای اطلاع رسانی داخلی در مورد اهداف و برنامه های سازمان ، فرصتها و تهدیدها، فرهنگ و رفتار سازمانی مطلوب و مورد نیازمی باشد. از این طریق کارکنان را از رفتارهای مطلوب و مورد انتظار آگاه کرده و در نتیجه عملکرد آنها بهبود می یابد. (1)

14- نظام مدیریت انفصال از خدمت

سازمان ها باید نظامی برای مدیریت بر مواردی مانند استعفا، بازنشستگی و سایر گزینه های انفصال از خدمت کارکنان خود داشته باشند. اگر چنین نظامی به خوبی اجرا شود بر روحیه انگیزه و عملکرد کارکنان شرکت می افزاید و به آنها اطمینان می دهد که ارتباطی بلند مدت و مبتنی بر نفع طرفین با شرکت متبوع خود خواهند داشت. (1)

یکی از سنگین‌ترین هزینه‌های یک کسب و کار، کارکنان با تجربه‌ای هستند که به هر دلیل محیط کار را ترک می‌کنند و آموخته‌ها و تجربیات خود را به محیطی دیگر می‌برند. (3)

 

منابع:

(1)  کتاب مدیریت عملکرد نویسنده: آقای دکتر بهزاد ابوالعلائی، 1401

(2) کتاب مدیریت منابع انسانی، نویسنده: آقای دکتر اسفندیار سعادت، 1385

(3) سایت متمم https://motamem.org/